ここではフォルダ内のファイルやフォルダを整理して素早く探し出す方法のお話をします。

ある程度PCを長く使い続けていると、保存して増えたフォルダやファイルが沢山あると思います。

この時、目的のフォルダやファイルを探そうとすると、量がおおければ多いほど探すのに無駄に時間が掛かってしまいます。

このような場合、フォルダ名やファイル名の頭に数字を付けると目的のフォルダまたはファイルにアクセスしやすくなるという、パソコン整理テクニックの紹介です。

フォルダ名を操作して管理をする

例えば1つのディレクトリの中に1万ファイルやフォルダがあったとして、その中から目的のデータを探すのは大変です。

ビデオフォルダ
ミュージックフォルダ
    :
   (略)約1万フォルダ
    :
写真フォルダ
旅行フォルダ
猫フォルダ
犬フォルダ

こんな状態で目的のファイルを素早く探したいとします。

目的のファイルを探すことができるが遅いケース

並び替えを使う

Windowsのエクスプローラの機能に、フォルダまたはファイルの名前の頭を基準に並び替える機能があります。ひらがなであれば「あ~ん」、アルファベットなら「A~Z」というように並びます。

ひらがなやアルファベットなら上からあ、い、う、とスクロールバーをグリグリと下にさげながら目視で探していけば時間は多少掛かりますが、目的のファイルを探すことができます。

しかしフォルダ名やファイル名に、漢字が使われているとお手上げです。例えば猫フォルダと犬フォルダどちらか順番が上なのかわかりません。

並び替えを使って目的のファイルを探す方法は、効率が悪く適さない方法だと思います。

検索ボックス

Windows10のエクスプローラには検索機能があり、フォルダー内のファイルを検索することができます。

具体的には、エクスプローラーの検索ボックスに探したいキーワードを入力すると、そのキーワードの文字列を含んだファイルが、自動的に検索され、フォルダー内のファイルが検索されます。キーワードはアルファベットでもOKですし、漢字も検索することができます。

しかし、1万個のフォルダやファイルがあると、検索するのにやはり時間が掛かるのが難点で、素早くファイルにアクセスしたい時などはイライラします。フォルダを開いたら目的のファイルがパッと目に入っているくらいの早さが欲しいです。

エクスプローラの検索機能で目的のファイルを探す方法は、あまり適さないと思います。

ファイル名またはフォルダ名の頭に数字を付ける

ここから本題です。「あのデータどこに置いたっけ?」と、ならないために私が普段している方法は、ファイル名またはフォルダ名の頭に、あらかじめ数字を付けておく方法です。

1犬フォルダ
2猫フォルダ
ビデオフォルダ
ミュージックフォルダ
    :
   (略)約1万フォルダ
    :
写真フォルダ
旅行フォルダ

この例は犬フォルダに1を、猫フォルダに2をフォルダ名の先頭に数字を付けています。頭に数字を付けることによって、数字を付けた犬フォルダと猫フォルダが、全てのフォルダの中で上位に表示されることになり、目的のデータを素早くアクセスすることができます。

なぜこのような数字を付けると順番が入れ替わるのかというと、Windowsでは表示させる優先順位が決まっているからです。優先順位を大まかにいうと、

ファイル名・フォルダの優先順位
上位表示記号
数字
アルファベット
ひらがな・カタカナ
下位表示漢字

記号が一番最初に優先的に表示され、次に数字、アルファベット、ひらがな・カタカナと続きます。

記号は「!」や「@」などで、数字よりも優先的に上に表示されます。

ファイル名またはフォルダ名に数字を付けるという方法は、Windowsの仕組みを利用したテクニックになります。

ということで、下のほうにあったフォルダやファイルを最初に表示させたいときには名前の頭に数字を付ける、でした。

マイルール

フォルダ名・ファイル名に数字を付ければ素早く目的のファイルを検索することができますが、さらにこの数字に自分の命名ルールを決めておいたほうが、後で変更したいとなった時に修正する手間が無くなるので便利です。

あくまで私自身がこうしているという紹介ですので、参考までに。

記号は最重要の時しかつけない

記号は基本的に使わないようにします。通常は数字で識別するようにして対応し、記号はどうしても上位に表示したいフォルダやファイルがある場合にのみ付けるようにします。

もし付ける場合は、「!!」とか【重要】とか目を引くようなワードをつけます。

数字は2桁にする

数字は1桁でもいいのですが、2桁にするとより整理しやすくなります。なぜ2桁にするのかというと、

1犬フォルダ
11写真フォルダ
2猫フォルダ
ビデオフォルダ
ミュージックフォルダ
    :
   (略)約1万フォルダ
    :
旅行フォルダ

例えば図のように写真フォルダを11にすると本来は11番目に表示させたかったにもかかわらず、数字の関係で2番目に表示されてしまいます。

こうならないために1桁の数字の頭にゼロで埋めて2桁にするといいと思います。

01犬フォルダ
02猫フォルダ
11写真フォルダ
ビデオフォルダ
ミュージックフォルダ
    :
   (略)約1万フォルダ
    :
旅行フォルダ

この先、もっとフォルダ名・ファイル名に数字を付けるようになると予想される場合は、3桁にしてもいいかもしれません。

数字とファイル名の間には「‐」(バー)や、「_」(アンダーバー)を付ける

これは好みの問題ですが、数字とファイル名の間に「‐」(バー)や、「_」(アンダーバー)を付けると見やすくなります。

01_犬フォルダ
02_猫フォルダ
11_写真フォルダ
ビデオフォルダ
ミュージックフォルダ
    :
   (略)約1万フォルダ
    :
旅行フォルダ

繰り返しになりますが、全てを採用しなければならない必要性はありません。あくまで自分がやりやすいお好みで。

頭に数字をつける方法は本当に便利でオススメなので、ぜひ試してみてください。

以上、フォルダ内のファイルやフォルダを整理して素早く探し出す方法でした。

ファイルやフォルダの表示に順位をつけて効率よく管理する